Je gaat een feest organiseren en je weet niet waar je moet beginnen? Het kan een leuke en uitdagende taak zijn om een feest te organiseren. En je wilt er natuurlijk een succes van maken! Er zijn al veel dingen waar je over nadenkt, zoals de periode dat je het feest wilt organiseren en natuurlijk het doel van je feest. Wordt het een surprise party of een tuinfeest?
We hebben een aantal stappen voor je opgesomd waar je aan kan denken bij het organiseren van een feest.
1. doel, thema en budget
Bepaal het doel en het thema van jouw feest. Is het een verjaardagsfeest, een huwelijksfeest of een andere gelegenheid? Wat is het thema van het feest? Dit kan helpen bij het bepalen van de rest van de details, zoals de uitnodigingen, de locatie, de catering en de decoraties.
Zodra jouw doel en thema helder zijn kun je gaan nadenken over het budget voor het feest. Je kunt het budget bepalen per persoon, maar ook op het geheel van het feest dat je wilt gaan organiseren.
2. Datum en locatie
Waarschijnlijk heb je al een periode in gedachten wanneer jij jouw feest wilt organiseren, zoals het voorjaar of in het weekend. Bij het kiezen van de datum is het belangrijk dat je rekening houdt met eventuele vakanties van de mensen die je graag op je feest wilt. Kies je voor een datum tijdens de zomerperiode, dan moet je er rekening mee houden dat mensen mogelijk op vakantie zijn.
De datum kan ook afhankelijk zijn van de locatie die je kiest voor jouw feest. Organiseer je een feest (bij iemand) thuis, dan zullen er veel opties zijn wat betreft de datum. Kies je voor een horeca- of speciale feestlocatie, dan zul je er rekening mee moeten houden dat de datum die je graag wil al bezet is. Als je al weet bij welke horeca- of feestlocatie je je feest wilt organiseren, dan kun je met hen overleggen welke data er nog vrij zijn en op basis daarvan de datum kiezen.
3. Gastenlijst
Yes, de datum en de locatie liggen inmiddels vast. Nu is het tijd om een gastenlijst op te stellen. De meesten die een feest organiseren hebben vooraf wel al een idee hoeveel en welke mensen ze willen uitnodigen. Als je jouw gastenlijst opstelt, weet je zeker dat je niemand vergeet. Ook voor jouw locatie is het uiteindelijk belangrijk om te weten hoeveel gasten er exact komen.
4. Thema
Als je een Kerst of Halloween feest organiseert is het thema in principe al bepaald. Maar organiseer je een tuinfeest of een verjaardag dan kan je een thema overwegen. Het is leuk om dit thema ook terug te laten komen op jouw uitnodigingen.
5. programma
Bedenk wat er tijdens het feest zal gebeuren en hoe lang dit zal gaan duren. Vaak lopen programmaonderdelen iets uit, dus probeer niet te strak te plannen (tenzij je zeker weet dat je tijdens het feest helemaal in control bent). Houd ook rekening met onverwachte gebeurtenissen. Misschien komt de cateraar te laat of bedenkt iemand tijdens jouw feest dat hij/ zij een verrassende speech wilt geven.
6. hapjes en drankjes
Denk er over na welk eten en drinken je wilt serveren tijdens het feest dat jij organiseert. Je kunt er voor kiezen om alles zelf te kopen/ maken, jouw gasten zelf eten en drinken mee te laten nemen of je schakelt een cateraar in die al het eten/ drinken en de bediening voor je verzorgd. Indien je een thema hebt gekozen voor jouw feest, dan kan je hier qua eten en drinken ook rekening mee te houden.
7. muziek en entertainment
Bepaal wat je qua muziek en entertainment wilt doen tijdens jouw feest. Je kunt je eigen radio/ boxen gebruiken en een Spotify playlist opzetten, maar misschien denk je wel na over een DJ of een band. Zorg ervoor dat je dit op tijd vastlegt.
Qua entertainment kan je denken aan activiteiten die je jouw gasten wilt laten doen of waarvan ze kunnen genieten tijdens jouw feest. Je kunt ervoor kiezen om spelletjes te doen, een schmink artiest te laten komen, dieren of bijvoorbeeld danseressen.
8. Kinderen
Indien er ook kinderen worden uitgenodigd op het feest dat jij organiseert, zorg er dan voor dat zij zich kunnen vermaken naast alle volwassenen. Er is voldoende entertainment te boeken voor kinderen tijdens een feest (springkussen, clown, ballonnen artiest, schmink artiest, nanny, etc.). Houd ook rekening met de catering en drankjes voor de kinderen.
9. decoratie en aankleding
Denk hierbij aan ballonnen, slingers, bloemen, etc. Als je een bepaald thema hebt gekozen, kun je ervoor zorgen dat de decoratie en aankleding helemaal binnen dit thema past. Je kunt zelf gaan shoppen om dit in huis te halen, maar er zijn ook professionele decorateurs die jouw feest naar een hoger niveau kunnen tillen wat betreft decoratie en aankleding. Denk er ook over na om extra (horeca)meubilair te huren indien dit nodig is.
10. Vervoer en accommodatie
Het hoeft echt niet zo te zijn dat jij het vervoer en een accommodatie moet regelen voor jouw gasten. Maar denk hier wel over na als er mensen worden uitgenodigd die van ver moeten komen. Je kunt in de uitnodiging bijvoorbeeld aangeven welke accommodatie bij de feestlocatie in de buurt ligt. Je zou zelfs een paar kamers in optie kunnen zetten voor jouw gasten. En mocht het nodig zijn, bedenk dan ook om bijvoorbeeld een pendelbus in te zetten tussen de accommodatie en de feestlocatie.
Is de feestlocatie goed bereikbaar en zijn er voldoende parkeergelegenheden? Deel deze informatie via de uitnodiging met jouw gasten.
11. promoot jouw feest
Het is afhankelijk van het type feest hoe je hiermee om kan gaan. Je kunt hier denken aan fysieke uitnodigingen, e-mail uitnodigingen, uitnodigingen via WhatsApp, een RSVP website of social media.
Zorg ervoor dat zoveel mogelijk van de genodigden aanwezig zijn op het door jouw georganiseerde feest.
12. Kleine details
Denk aan kleine details om het feest uit te laten blinken, zoals bepaalde cocktails die erbij passen of kleine bedankjes voor jouw gasten bij hun vertrek.
13. Fotograaf of videograaf
Overweeg om een fotograaf en/ of videograaf te boeken om jouw knalfeest voor eeuwig vast te leggen. Heb je een kleiner budget, dan kun je denken aan het huren van een fotobooth.
14. Toiletten
Indien je thuis een groot feest organiseert en je wilt voorkomen dat gasten een lange rij bij jouw toilet vormen, overweeg dan om een toiletwagen of buitentoiletten te huren.
15. goede voorbereiding
Het is cliché, maar een goede voorbereiding is het halve werk. Begin ruim op tijd aan de voorbereidingen van jouw feest. Maak bijvoorbeeld je Spotify playlist zodra je bent begonnen aan de organisatie, zodat je altijd nog muziek kan toevoegen. Zorg ervoor dat je locatie en entertainment op tijd zijn geboekt. Hoe beter je bent voorbereid, hoe meer jij kunt genieten van jouw eigen feest. Tip: maak gebruik van een tijdschema, zodat je precies weet wanneer je wat geregeld moet hebben.
16. back-upplan
Het kan gebeuren dat jouw feest dreigt in het water te vallen door bijvoorbeeld heftige regenval. Dit is super vervelend, maar dit is wel iets waar je in Nederland rekening moet houden. Houd het weer in de laatste week goed in de gaten en zorg eventueel voor tenten, zodat jouw gasten droog staan. Probeer daarnaast alle doemscenario’s na te gaan en hier een oplossing voor te vinden.
17. online hulpmiddelen
Maak gebruik van de online hulpmiddelen die er zijn om de organisatie van jouw feest te verlichten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een RSVP website. Op zo’n website deel je alle informatie over jouw feest met jouw gasten en hier kunnen gasten zich digitaal aan-/ afmelden. Denk ook aan websites voor het huren van catering- en entertainmentbedrijven.